สินค้าคงคลัง (inventory) หมายถึง วัสดุหรือสินค้าต่างๆที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน อาจเป็นการดำเนินงานผลิต ดำเนินการขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ ส่วน การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory management) หมายความถึงการเก็บทรัพยากรไว้ใช้ในปัจจุบัน หรือในอนาคต เพื่อให้การดำเนินการของกิจการดำเนินไปอย่างราบรื่น ผ่านการวางแผนกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสม 

สินค้าคงคลังแบ่งได้เป็น 4 กลุ่มใหญ่ๆ คือ วัตถุดิบ งานระหว่างผลิตหรืองานระหว่างปฏิบัติการ วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือที่ใช้ในการบำรุงรักษาและผลิต และสินค้าสำเร็จรูป ถ้าหากไม่มีสินค้าคงคลัง การผลิตก็อาจจะไม่ราบรื่น โดยทั่วไปฝ่ายขายค่อนข้างพอใจหากมีสินค้าคงคลังจำนวนมากๆ เพราะให้ความรู้สึกราบรื่บ

สินทรัพย์หมุนเวียนชนิดหนึ่ง ซึ่งกิจการต้องมีไว้เพื่อขายหรือผลิต ประกอบไปด้วย ดังนี้

• วัตถุดิบ สิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาเพื่อใช้ในการผลิต

• งานระหว่างกระบวนการผลิต เป็นชิ้นงานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตในขั้นตอนต่อไปโดยที่ยังผ่านกระบวนการผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน

• วัสดุซ่อมบำรุง คือ ชิ้นส่วนหรืออะไหล่เครื่องจักรที่สำรองไว้เผื่อเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมเสียหายหรือหมดอายุการใช้งาน

• สินค้าสำเร็จรูป คือ ปัจจัยการผลิตที่ผ่านทุกกระบวนการผลิตครบถ้วน พร้อมที่จะนำไปขายให้ลูกค้าได้

• แรงงาน

• เงินลงทุน

• เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์

1. กำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับกิจการ

การกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับกิจการของตัวคุณเอง สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกสินค้าเข้าและออกในคลัง โดยรวบรวมการเบิกจ่ายในอดีต ควบคู่ไปกับการดูยอดขาย เพื่อให้มีสต๊อกเพียงพอ ตรงตามความต้องการของผู้บริโภคทั้งในด้านแบบ สี และขนาด โดยเก็บข้อมูลว่ารายการสินค้าใดขายดี สินค้าใดขายไม่ดี วัตถุดิบประเภทใดควรสั่งซื้อเพิ่ม หรือสินค้าสำเร็จรูปประเภทใดควรลดราคาล้างสต็อก หรือควรตัดสต็อก เพราะเสื่อมคุณภาพและล้าสมัยแล้ว

2. มีการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ดี โดยหาค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด

การคำนวณค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด สามารถทำได้โดยหาค่า Economic Order Quantity หรือเรียกสั้น ๆ ว่า EOQ ซึ่งเป็นวิธีที่แพร่หลาย และใช้กันมานาน เพราะเป็นการคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนในการเก็บรักษา และบอกถึงปริมาณที่ควรสั่งซื้อจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด

3. หาจุดหรือวงรอบเวลาการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องใช้

การหาจุดหรือวงรอบเวลาที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าใหม่ เป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะต้องทำ เพราะเป็นจุดที่ใช้เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบถัดไป เพื่อไม่ให้เกิดการค้างของสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหวนั่นเอง

4. เจรจาต่อรองขอส่วนลดเมื่อซื้อปริมาณวัตถุดิบจำนวนมาก

ผู้ประกอบการที่ใช้วัตถุดิบใดอย่างสม่ำเสมอ และทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอนของตนเอง ควรจะเจรจากับผู้ขายโดยตกลงด้วยตัวเลขของปริมาณการใช้วัตถุดิบนี้ทั้งปี แต่จะต้องให้ผู้ขายทยอยส่งของให้ทุกเดือนแทน โดยทำสัญญาเป็นรายปีเพื่อได้ส่วนลดมากขึ้น

 5. บริหารจัดการสินค้าคงคลังไม่ให้มีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว

เพราะการมีสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในระยะเวลานาน ถือเป็นปัญหาที่หลาย ๆ ธุรกิจต้องประสบ จึงจำเป็นจะต้องมีการวางแผนในการจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว ให้สินค้าเหล่านั้นถูกจำหน่ายออกไปไม่ว่าทางใดหรือทางหนึ่ง รวมไปถึงประเมินถึงความเป็นไปได้ในการตัดสต๊อก หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้วัตถุดิบไม่เสื่อมสภาพและล้าสมัยจนไม่สามารถจัดจำหน่ายได้

6. มีการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ

กิจการควรที่จะมีการตรวจนับสินค้าคงคลังอยู่อย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยควรตรวจทุกรายการปีละ 1 ครั้ง และสุ่มตรวจบางรายการทุกเดือน เพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงคลังที่บันทึกในบัญชีเอาไว้ ตรงกับสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ในโกดังหรือไม่ และเพื่อป้องกันการรั่วไหล หรือฉ้อโกงจากพนักงานของกิจการด้วย นอกจากนั้น การตรวจนับจะช่วยให้พนักงานที่ดูแลต้องเอาใจใส่ในการเก็บรักษาอีกด้วย

7. จัดสถานที่ให้ที่เหมาะสม และมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ให้ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้า ต้องมีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังนั้น เพื่อควบคุมการซื้อ และการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังได้ โดยจะต้องออกแบบให้มีช่องอนุมัติสำหรับเบิกสินค้าคงเหลือได้ เพื่อควบคุมการรั่วไหลของสินค้าคงคลังนั่นเอง

8. จัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง

การจัดสถานที่ที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง จำเป็นจะต้องคำนึงถึงลักษณะการจัดวางรูปแบบสินค้า และการวางสินค้าให้เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ ทั้งในด้านความชื้นที่จะส่งผลกับตัวสินค้าหรือวัตถุดิบ และความสะดวกต่อการขนย้าย

9. นำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อก

ในกรณีที่เป็นธุรกิจขนาดกลางซึ่งมียอดขายสูง มีการผลิตสินค้าหลายแบบ และมีรายการที่เป็นวัตถุดิบจำนวนมาก จำเป็นที่จะต้องนำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อกของสินค้าคงคลัง เพื่อใช้ควบคุมและนำมาบริหารงานให้ดีขึ้น

เพราะ Inventory Management หรือการบริหารสินค้าคงคลัง คือการดูแล วางแผน และจัดการบริหารปริมาณสินค้าคงคลังภายในสต๊อก โดยมีเป้าหมายเพื่อให้การไหลเวียนของสินค้าจากกระบวนการผลิตไป กระบวนการจัดเก็บ จนไปถึงกระบวนการขายนั้น รื่นไหล และไม่มีการติดชะงัก จากการที่มีสินค้าคงคลังมากหรือน้อยจนเกินไป อันเป็นผลให้ทุนจม หรือสินค้าไม่พอขายนั่นเอง